Datensouveränität und KI: der Leitfaden für Schweizer KMU

Eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter bittet eine KI, einen Vertrag zusammenzufassen, eine Offerte vorzubereiten oder Baustellennotizen in einen Bericht umzuwandeln. Die Zeitersparnis ist real, doch eine Frage bleibt oft unbeantwortet: Wohin gehen die übermittelten Informationen, wer kann darauf zugreifen und wie lassen sie sich zurückholen, wenn man das Tool wechselt? Für ein Schweizer KMU bedeutet Datensouveränität in erster Linie, die Entscheidungsfähigkeit zu behalten. Hier sind die Punkte, die Sie prüfen sollten, bevor Sie einem Dienst für künstliche Intelligenz Geschäftsdaten anvertrauen.

Bei einer KI bleiben die Daten nicht im Chatfenster

Die Anfrage verlässt den Computer oder das Smartphone und gelangt über das Internet auf die Server des Anbieters. Sie kann einen Authentifizierungsdienst, eine Programmierschnittstelle und Filterwerkzeuge durchlaufen. Anschliessend verarbeitet das Modell die Anfrage auf der Infrastruktur des Anbieters oder jener eines Cloud-Dienstleisters.

Je nach Dienst und Vertrag können die Anfrage, die Antwort und technische Daten während einer gewissen Zeit gespeichert werden: Chatverlauf, Verbindungsprotokolle, IP-Adresse, Kontoidentität, Fehlerdiagnosen oder Sicherheitsprotokolle. Für Sicherungskopien kann ein anderer Löschplan gelten. Wenn das Tool mit einem E-Mail-System, einem Dokumentenbereich oder einer Unternehmenssoftware verbunden ist, können die Daten auch zwischen diesen Diensten zirkulieren.

Der Hauptanbieter ist somit nicht immer der einzige beteiligte Akteur. Hosting-Anbieter, technischer Support und weitere Unterauftragnehmer können ebenfalls involviert sein. Deshalb sollte der Anbieter den Datenweg beschreiben, der für das gewählte Angebot gilt, statt dass man ein Zielland voraussetzt.

Ein Beispiel von einer Baustelle in der Westschweiz

Eine Bauleiterin lädt das Protokoll einer Sitzung in einen KI-Assistenten, um daraus die anstehenden Aufgaben zu extrahieren. Das Dokument enthält den Namen des Kunden, die Adresse der Baustelle, die Kontaktdaten von Subunternehmen, einen Streitfall wegen eines Mangels und möglicherweise Fotos, auf denen Arbeiter oder Kontrollschilder zu sehen sind.

Die KI kann eine nützliche Aufgabenliste erstellen. Doch die Übermittlung betrifft nicht nur technische Notizen. Sie kann Personendaten, vertragliche Informationen und geschäftliche Angaben umfassen. Vor der Nutzung muss das KMU wissen, ob diese Informationen gespeichert werden, wo sie verarbeitet werden, wer sie einsehen kann und ob sie zur Verbesserung des Dienstes verwendet werden.

Souveränität, Sicherheit und Compliance: drei unterschiedliche Themen

Diese Begriffe überschneiden sich, sind aber nicht austauschbar.

Bei der Souveränität geht es um die Entscheidungsfähigkeit

Für ein KMU bezeichnet Datensouveränität die Kontrolle über den gesamten Lebenszyklus von Informationen: Verarbeitungsort, beteiligte Akteure, zulässige Verwendungszwecke, Zugriffe, Export und Ausstieg aus dem Dienst.

Eine in der Schweiz gehostete Lösung kann bestimmte Governance-Entscheidungen erleichtern, doch die Adresse des Rechenzentrums beantwortet nicht alle Fragen. Ebenso wichtig sind die Rechtseinheit, mit der der Vertrag geschlossen wird, die Unterauftragnehmer, die Supportstandorte, Fernzugriffe und das Recht, das für die verschiedenen Akteure gilt.

Sicherheit schützt vor Vorfällen

Sicherheit zielt auf die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Daten ab. Sie beruht unter anderem auf Verschlüsselung, Multi-Faktor-Authentifizierung, Rechteverwaltung und Sicherungskopien.

Ein Dienst kann gut abgesichert sein und der Kundschaft dennoch nur wenig Wahlfreiheit hinsichtlich des Speicherorts oder der Datenmitnahme lassen. Umgekehrt gleicht lokales Hosting weder gemeinsam genutzte Passwörter noch schlecht konfigurierte Zugriffsrechte aus.

Compliance erfüllt konkrete Pflichten

Compliance bedeutet, die Regeln einzuhalten, die für das Unternehmen und die betreffende Verarbeitung gelten. In der Schweiz ist das Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) anwendbar, wenn Personendaten bearbeitet werden, auch beim Einsatz einer KI. Der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB/PFPDT) weist darauf hin, dass das DSG technologieneutral formuliert ist.

Das DSG sieht insbesondere die Grundsätze der Transparenz, Zweckbindung, Verhältnismässigkeit und Sicherheit vor. Es regelt die Auftragsbearbeitung und die Bekanntgabe ins Ausland. Eine Bearbeitung, die voraussichtlich ein hohes Risiko für die Persönlichkeit oder die Grundrechte mit sich bringt, kann eine Datenschutz-Folgenabschätzung erfordern.

Diese Orientierungspunkte sind allgemeiner Natur und ersetzen keine auf eine konkrete Situation zugeschnittene Rechtsberatung.

Welche Daten verdienen besondere Aufmerksamkeit?

Das Risiko hängt vom Inhalt und von der Verwendung ab, nicht nur vom Namen des Tools. In einem Bauunternehmen ist bei mehreren Kategorien besondere Vorsicht geboten:

• Personaldossiers, Arztzeugnisse, Löhne oder Beurteilungen;
• Kontaktdaten von Kunden, Mietern, Lieferanten und Mitarbeitenden;
• Pläne, auf denen Zugänge, Alarmanlagen oder sensible Einrichtungen verzeichnet sind;
• Baustellenfotos, auf denen Personen, Fahrzeuge oder Wohnungen identifizierbar sind;
• Verträge, Offerten, Einkaufspreise, Margen und ausgehandelte Konditionen;
• Korrespondenz zu einem Streitfall, einem Schadenfall oder einem Gutachten;
• Benutzernamen, Passwörter, Zugangsschlüssel und Baustellencodes.

Die erste Massnahme ist einfach: Übermitteln Sie nichts, was die KI nicht benötigt. Um ein Schreiben neu zu formulieren, lässt sich der Name des Kunden oft durch «Kunde A» ersetzen. Um Baustellenbemerkungen zu ordnen, sind die genaue Adresse oder der Zugangscode in der Regel nicht erforderlich. Diese Reduktion muss vor der Übermittlung erfolgen.

Bei der Anonymisierung ist dennoch Vorsicht geboten. Der EDÖB weist darauf hin, dass sich eine Person durch die Verknüpfung mehrerer Datensätze mitunter wieder identifizieren lässt. Einen Namen zu entfernen, reicht nicht immer aus, wenn Adresse, Funktion und Kontext die Person erkennbar machen.

Die acht Fragen, die Sie vor der Wahl einer KI stellen sollten

1. Wo werden die Daten verarbeitet und gespeichert?

Fragen Sie nach den möglichen Regionen für die Hauptverarbeitung, Protokolle, Sicherungskopien und den Support. Prüfen Sie, ob der Standort vertraglich garantiert ist. Die Angabe «in Europa gehostet» bleibt vage, solange weder ein Land noch ein konkreter Übermittlungsmechanismus genannt wird.

2. Welche Unterauftragnehmer können beteiligt sein?

Der EDÖB weist darauf hin, dass ein Unternehmen verantwortlich bleibt, wenn es die Bearbeitung einem Auftragsbearbeiter überträgt. Deshalb müssen der Cloud-Anbieter, weitere Unterauftragnehmer und das Verfahren zur Ankündigung von Änderungen bekannt sein.

3. Werden die Inhalte für das Training verwendet?

Der Begriff «Training» kann die Verbesserung des Modells, die Bewertung von Antworten oder Testdatensätze umfassen. Die Bedingungen unterscheiden sich je nach Angebot. Prüfen Sie die Standardeinstellung, den Umfang einer Deaktivierung und deren Verankerung im abgeschlossenen Vertrag.

4. Wie lange werden die Daten aufbewahrt?

Unterscheiden Sie zwischen sichtbarem Verlauf, Protokollen, importierten Dateien und Sicherungskopien. Fragen Sie, was beim Löschen einer Unterhaltung oder des Kontos entfernt wird und innerhalb welcher Frist dies geschieht.

5. Wer kann worauf zugreifen?

Alle Mitarbeitenden sollten über ein eigenes Konto verfügen. Die Berechtigungen müssen den jeweiligen Funktionen entsprechen: Der Projektleiter benötigt keinen Zugriff auf Personaldossiers, und ein externer Dienstleister sollte nur die Baustelle sehen, die ihn betrifft. Das Unternehmen muss einen Zugriff rasch entziehen, Multi-Faktor-Authentifizierung vorschreiben und bei Bedarf Aktivitätsprotokolle einsehen können.

6. Verwendet der Anbieter die Daten für eigene Zwecke?

Der Vertrag muss festhalten, ob der Dienstleister ausschliesslich auf Anweisung des KMU handelt oder sich weitere Nutzungen vorbehält, beispielsweise für Profiling, Statistiken oder Support.

7. Lassen sich die Daten exportieren und löschen?

Die Reversibilität sollte vor Vertragsabschluss getestet werden. In welchem Format lassen sich Unterhaltungen, Dokumente, Einstellungen und Protokolle zurückholen? Können sie andernorts weiterverwendet werden? Wie wird die Löschung nach dem Ausstieg bestätigt? Ohne klare Antworten entsteht eine operative Abhängigkeit.

8. Was geschieht, wenn sich der Dienst ändert oder eingestellt wird?

Preise, Funktionen und Modelle können sich verändern. Das KMU muss in der Lage sein, einen manuellen Prozess aufrechtzuerhalten, den Anbieter zu wechseln und seine Geschäftsanweisungen ausserhalb des Tools aufzubewahren.

Eine schlanke Governance, die zu einem KMU passt

Es ist nicht nötig, ein fünfzigseitiges Reglement zu erstellen. Eine kurze Richtlinie kann bereits vier Stufen definieren: öffentliche, interne und vertrauliche Daten sowie besonders schützenswerte Personendaten. Für jede Stufe legt sie die zugelassenen Tools, die zu entfernenden Informationen und die erforderliche Freigabe fest.

Anschliessend kann das KMU eine für KI-Tools verantwortliche Person bestimmen, eine Liste der genehmigten Dienste führen und Konten sowie Zugriffe regelmässig überprüfen. Die Mitarbeitenden müssen wissen, dass ein privates Abonnement nicht zwingend dieselben Bedingungen bietet wie ein Geschäftsvertrag.

Auf einer Baustelle kann der Assistent Sprachnotizen strukturieren, ein Protokoll vorbereiten, fehlende Informationen in einer Offertanfrage erkennen oder eine E-Mail zur Nachverfolgung verfassen. Er bereitet vor; die verantwortliche Person prüft vor jedem Versand die Fakten, Beträge, vertraglichen Verpflichtungen und technischen Entscheidungen. Diese Regel verhindert, dass aus einer plausiblen Antwort eine Baustellenanweisung wird.

Die Kontrolle behalten, ohne auf nützliche Anwendungen zu verzichten

Datensouveränität bedeutet nicht, alles selbst hosten zu müssen. Sie verlangt, bewusst zu entscheiden: Welche Daten gelangen in das Tool, welche Akteure sind daran beteiligt, welche Regeln gelten und wie kann das Unternehmen seine Daten zurückholen?

Eine klar eingegrenzte KI bleibt ein operativer Assistent. Sie ordnet, fasst zusammen, bereitet vor und erinnert. Das KMU behält die Entscheidung und die Freigabe. So wird «Die KI, die Ihr Unternehmen am Laufen hält» ganz konkret im Arbeitsalltag eingesetzt, ohne ihr die Kontrolle über jene Informationen zu überlassen, die den Wert des Unternehmens ausmachen.

Möchten Sie die Kontrolle über Ihre KI und Ihre Daten behalten?

Bei NeoService betreiben wir eigene Server und arbeiten mit KI-Modellen, die auf konkrete geschäftliche Anforderungen abgestimmt sind. Dieser Ansatz ermöglicht uns, Infrastruktur, Zugriffe und Datenverarbeitung besser zu kontrollieren, statt ausschliesslich von allgemein verfügbaren KI-Tools abhängig zu sein.

Wir können eine solche Umgebung auch für Ihr Unternehmen konzipieren: Hosting auf einer geeigneten Infrastruktur, ein auf Ihre Anwendungsfälle spezialisiertes Modell und klare Regeln für zulässige Daten. Das Ziel ist nicht, eine weitere KI hinzuzufügen, sondern Ihnen einen operativen Assistenten bereitzustellen, der innerhalb eines definierten Rahmens und mit menschlicher Freigabe arbeitet.

Sprechen wir über Ihre Anwendungsfälle und die Daten, die Sie unter Kontrolle behalten möchten.

Institutionelle Quellen

• Fedlex — Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG), SR 235.1: https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2022/491/fr
• EDÖB/PFPDT — KI und Datenschutz: https://www.edoeb.admin.ch/fr/ia-et-protection-des-donnees
• EDÖB/PFPDT — Einsatz künstlicher Intelligenz im Alltag – praktische Beispiele: https://www.edoeb.admin.ch/fr/ia-au-quotidien
• EDÖB/PFPDT — Datenbearbeitung in der Cloud: https://www.edoeb.admin.ch/fr/traitement-de-donnees-dans-un-nuage-informatique
• EDÖB/PFPDT — Outsourcing (Auftragsbearbeitung): https://www.edoeb.admin.ch/fr/externalisation-sous-traitance
• EDÖB/PFPDT — Bekanntgabe von Daten ins Ausland: https://www.edoeb.admin.ch/fr/communication-de-donnees-a-letranger
• EDÖB/PFPDT — Datenschutz-Folgenabschätzung: https://www.edoeb.admin.ch/fr/analyse-dimpact-relative-a-la-protection-des-donnees-personnelles
• EDÖB/PFPDT — Informationssicherheit: https://www.edoeb.admin.ch/fr/securite-de-linformation
• Bundesamt für Cybersicherheit (BACS/OFCS/NCSC) — Informationen für Unternehmen: https://www.ncsc.admin.ch/ncsc/fr/home/infos-fuer/infos-unternehmen.html